1）為完整收集，妥善保管監理工作中資料，便于準確，及時(shí)查閱日常工作的內容，真實(shí)反映項目監理實(shí)施的全過(guò)程，總結監理工作的經(jīng)驗教訓，制訂本制度。

2）本制度所指資料是指與項目有關(guān)的書(shū)面材料，內容包括行政、技術(shù)、會(huì )議記錄、現場(chǎng)簽證，資料可以是電報、函件、圖紙，手令等。

3）建立項目往來(lái)文件、圖紙收發(fā)臺帳，并由專(zhuān)職檔案員負責；

4）監理部對內、外均必須遵循嚴格的文件收發(fā)制度，收到或發(fā)出文件必須要有經(jīng)手人簽字。

5）其他人簽收的文件、圖紙應及時(shí)轉交專(zhuān)職檔案員，以便確認資料完整性、準確性和有效性；

6）專(zhuān)職檔案員定期對文件、圖紙收發(fā)情況進(jìn)行整理、匯總并報總監理工程師批閱；

7）監理部對外發(fā)出的指令或通知書(shū)，必須有總監理工程師簽名，送至接受方后，需有接受人員簽收；

8）所有文件要及時(shí)進(jìn)行歸檔、存檔，資料管理應做到外觀(guān)整齊，編排有序，堆放有別，并同時(shí)建立檔案電子信息目錄，便于信息匯總和調閱；

9）有關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件要及時(shí)簽收登記，并迅速送相關(guān)單位或人員傳閱，傳閱后由檔案員歸檔保存。