[摘　要] 企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業(yè)各部門(mén)、各個(gè)層次。要做好新時(shí)期的 企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案工作者應立足服務(wù)，強化責任意識，提高自身素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，推進(jìn) 檔案資源集約化、信息化，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè) 檔案的內在價(jià)值最大化。

　　隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟體制的建立，大量新的投資主體和經(jīng)濟團體應運而生，國家重點(diǎn)建設項目不斷擴大，企業(yè)檔案在經(jīng)濟建設和各項社會(huì )事業(yè)中的作用越來(lái)越大，日益受到大家的關(guān)注。作為企業(yè)管理有機組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨特的優(yōu)勢和功能，為企業(yè)排憂(yōu)解難、贏(yíng)得未來(lái)，是每一個(gè)檔案工作者應當深思的問(wèn)題。筆者結合企業(yè)檔案工作實(shí)際，就新時(shí)期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點(diǎn)粗淺認識。

　　一、強化責任意識，為企業(yè)決策提供服務(wù)

　　企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業(yè)各部門(mén)、各個(gè)層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業(yè)各類(lèi)檔案，是市場(chǎng)經(jīng)濟條件下企業(yè)的一筆無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)重要的信息和動(dòng)力之源，也是企業(yè)領(lǐng)導科學(xué)決策的歷史依據。它的開(kāi)發(fā)利用及安全保密對企業(yè)興衰成敗有著(zhù)不可估量的意義，對于企業(yè)領(lǐng)導正確、迅速的決策及企業(yè)的生存發(fā)展起著(zhù)至關(guān)重要的作用。入世后的今天，中國向世界敞開(kāi)胸懷，面對國內市場(chǎng)國際化和全球經(jīng)濟一體化的嚴峻挑戰，企業(yè)檔案工作者應把開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源作為工作的重點(diǎn)。通過(guò)對檔案信息資料的整理、研究、發(fā)掘、提煉和精選，把那些具有深層開(kāi)發(fā)價(jià)值的信息資料，及時(shí)提供給利用者（企業(yè)領(lǐng)導、管理者、科技人員），使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發(fā)展企業(yè)的新思路，研制和開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，發(fā)展新技術(shù)，從而使檔案死資料活起來(lái)，把檔案的信息資源轉化為現實(shí)生產(chǎn)力，為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟增長(cháng)發(fā)揮其獨特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業(yè)參政、辦事、服務(wù)的大環(huán)境中，做到既和隸屬辦公部門(mén)的整體工作接軌，又和企業(yè)的中心工作、重點(diǎn)工作同步，為企業(yè)形成新的經(jīng)濟增長(cháng)點(diǎn)服務(wù)。如開(kāi)展檔案展覽，編寫(xiě)并分發(fā)企業(yè)大事記、組織機構沿革、歷年經(jīng)濟指標、工程項目簡(jiǎn)介、事故分析匯編等；又如，為黨代會(huì )、職代會(huì )等大型會(huì )議或各類(lèi)慶典、重大禮儀活動(dòng)以及領(lǐng)導現場(chǎng)辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務(wù)。這樣，不僅可以給檔案員一個(gè)在公眾面前展現良好形象的平臺，引起領(lǐng)導和各部門(mén)對檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的第一手材料，形成一個(gè)從收集到利用的良性循環(huán)。這些工作都要求檔案工作者要強化責任意識、前瞻意識，圍繞企業(yè)在一定階段的發(fā)展目標、市場(chǎng)開(kāi)拓、人才選用等決策的熱點(diǎn)、難點(diǎn)等問(wèn)題，開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作。通過(guò)對重點(diǎn)檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質(zhì)量、智能型的檔案信息編研材料，為企業(yè)領(lǐng)導正確、迅速決策提供咨詢(xún)和參考。

　　二、推進(jìn)檔案信息化建設，為實(shí)現企業(yè)目標服務(wù)

　　眾所周知，企業(yè)檔案是企業(yè)各項工作的伴生物，沒(méi)有它獨立的存在條件，因此，檔案工作在任何時(shí)候都難以成為企業(yè)第一緊要的工作。在市場(chǎng)經(jīng)濟條件下，企業(yè)要追求經(jīng)濟效益，就檔案抓檔案的老一套方法已經(jīng)難以適應新形勢的要求了。企業(yè)檔案工作要想朝著(zhù)信息傳遞網(wǎng)絡(luò )化、檢索智能化方向發(fā)展，必須搭乘企業(yè)中心工作、重點(diǎn)工作的“班車(chē)”。 2002年，中央為了推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競爭力，提出了大力加強企業(yè)管理信息化建設的要求，并提出了具體的工作目標。這一目標的提出，為企業(yè)檔案管理實(shí)踐迎來(lái)了巨大的創(chuàng )新機遇和空間，構建檔案信息化管理系統成為提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點(diǎn)，我們應抓住這一契機，努力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設工作的開(kāi)展。

　　首先，關(guān)注檔案工作在企業(yè)目標管理工作中的作用，宣傳企業(yè)檔案的獨特作用。企業(yè)目標管理具有集合量的特性，它是由內部多個(gè)目標構成的體系，因此，注重提高管理整體績(jì)效，對實(shí)現企業(yè)目標極其重要。檔案信息在實(shí)施企業(yè)目標管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協(xié)調等諸多功能。充分利用和發(fā)揮檔案獨有的優(yōu)勢和作用，既能保證計劃目標與具體操作方案及其實(shí)施效果的一致，還能及時(shí)發(fā)現目標的偏差，調整資源配置和行動(dòng)部署，把走偏的管理活動(dòng)導向正軌，從而達到提高管理整體績(jì)效的目的，促進(jìn)企業(yè)目標的實(shí)現。依此類(lèi)推，對實(shí)現檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務(wù)的管理理念加以宣傳，以檔案在企業(yè)目標管理工作中發(fā)揮的作用，同比檔案在企業(yè)信息化建設中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業(yè)領(lǐng)導的議事日程。有了領(lǐng)導的理解和支持，企業(yè)檔案信息化建設步伐會(huì )邁得更快，實(shí)現企業(yè)檔案信息資源數字化的集中管理與利用也指日可待。

　　其次，加強與文秘部門(mén)的緊密聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎，從系統工程和全面質(zhì)量管理的角度看，只有保證文秘工作各環(huán)節的工作質(zhì)量才能保證檔案質(zhì)量。當前，文件的形成（外來(lái)文件的登記）、分發(fā)、歸檔以及分類(lèi)、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動(dòng)化系統。這樣，文書(shū)處理和檔案管理自然地成為一個(gè)連續的過(guò)程。我們知道，現代辦公環(huán)境下的OA系統和CAD計算機輔助繪圖技術(shù)的應用，不僅使紙質(zhì)文件數量激增，也產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件及電子檔案無(wú)論是在系統中運行，還是記錄在磁性或光盤(pán)等載體上，都是數字化的信息形態(tài)，極易遭受非法的增刪改，管理人員無(wú)法從直觀(guān)上判斷其真偽。而且在辦公自動(dòng)化系統內，除文件內容不允許更改外，許多技術(shù)處理工作，都可在文件形成時(shí)一并完成，而且文件一經(jīng)形成，就可以進(jìn)行相應的主題分析及著(zhù)錄標引等工作。辦公自動(dòng)化使得文書(shū)處理工作與檔案工作的聯(lián)系更加緊密，難以區分。所以說(shuō)，文書(shū)處理工作質(zhì)量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門(mén)對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開(kāi)發(fā)利用等，實(shí)行全過(guò)程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續性。

　　再次，爭取企業(yè)領(lǐng)導對檔案工作的支持，形成內外互補的良性循環(huán)。如今，各種業(yè)務(wù)交流成為一種提高業(yè)務(wù)技能的重要形式，企業(yè)應重視檔案業(yè)務(wù)交流工作，為檔案人員提供學(xué)習交流機會(huì )，為他們創(chuàng )造走出去引進(jìn)來(lái)的機會(huì )。2006年，筆者隨九江市檔案學(xué)會(huì )前往青島市檔案局學(xué)習，真是“不看不知道，一看嚇一跳”。青島市檔案館的建筑規模以及管理功能讓我們這些長(cháng)期在企業(yè)工作的檔案工作者大開(kāi)眼界，使我們知道了什么是“檔案事業(yè)”，知道了檔案工作大有可為，極大地增強了責任感。因此，企業(yè)今后應撥出一定經(jīng)費，有計劃地安排檔案人員外出學(xué)習，擴大學(xué)習交流范圍，加強與外企的交流，借鑒他人的檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗，豐富和發(fā)展自我。另外，應根據檔案信息化建設的需要，在堅持文檔一體化原則的基礎上，把檔案信息化納入辦公自動(dòng)化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點(diǎn)，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設同步進(jìn)行。充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案管理現代化水平，使國有企業(yè)之間、國有企業(yè)與外企之間的接觸更多、更便捷，為實(shí)現企業(yè)目標提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

　　三、提高素質(zhì)和增強應變能力，改善服務(wù)質(zhì)量

　　檔案管理有特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，有著(zhù)自己的專(zhuān)業(yè)法規和標準。如果沒(méi)有相當的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，就不可能勝任檔案工作。隨著(zhù)加入WTO，特別是進(jìn)入“十一五”后，中外企業(yè)之間生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)接觸和往來(lái)交流活動(dòng)日益頻繁，企業(yè)檔案中其他語(yǔ)言文字材料的檔案急劇增加，企業(yè)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案也與日俱增。筆者所在的單位是供電企業(yè)，經(jīng)常要進(jìn)口大量的大型設備，其中的說(shuō)明書(shū)等一些隨機文字材料都是外文。此外，隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)管理和商務(wù)活動(dòng)中的廣泛應用，城市電網(wǎng)建設的持續高速發(fā)展，電力建設項目文件不僅在數量上有了大量增加，在技術(shù)手段上也發(fā)生了很大變化，傳統辦公環(huán)境中的一些行之有效的辦法、措施受到了前所未有的挑戰和沖擊。被視為公司業(yè)務(wù)記錄和憑證的核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數碼形式，企業(yè)檔案管理面臨的困惑和難題越來(lái)越多。

　　面對日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現，亟待建立行之有效的管理模式來(lái)監管企業(yè)檔案。檔案管理要現代化，首先，人要現代化。法國經(jīng)濟學(xué)家讓·莫內說(shuō)“現代化要先化人后化物”。筆者認為：大型企業(yè)檔案部門(mén)應建立復合型的人才結構，通過(guò)對人員進(jìn)行優(yōu)化組合使之適應新時(shí)期檔案工作，即以檔案專(zhuān)業(yè)人員為主，同時(shí)又有一定比例的計算機、文史知識、信息管理、經(jīng)營(yíng)管理等專(zhuān)業(yè)人員。中小型企業(yè)也應配備能適應企業(yè)發(fā)展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現代化檔案管理所需要的科學(xué)技術(shù)知識，具備合理的知識結構和熟練的管理技能。而現實(shí)狀況則是：企業(yè)檔案工作隊伍結構不合理，工程技術(shù)人員比例極低，檔案部門(mén)中的檔案專(zhuān)業(yè)人員不懂計算機知識，而計算機工作人員又不懂檔案管理工作；有些企業(yè)在檔案工作目標管理考評標準的要求下，雖然為檔案部門(mén)配置了電子計算機等設備，但是由于硬件落后，軟件通知性能差，尤其是缺乏適用軟件等原因，致使相當數量的計算機未能充分發(fā)揮作用，甚至有的處于閑置狀態(tài)，導致了極大的資源浪費，嚴重制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。由此可見(jiàn)，人是檔案工作的主體，提高企業(yè)檔案人員整體素質(zhì)，是檔案工作創(chuàng )新的先決條件。

　　在知識經(jīng)濟時(shí)代，一些檔案工作者確實(shí)感到了“本領(lǐng)恐慌”，如果不抓緊學(xué)習，就必然會(huì )退步落伍，甚至為時(shí)代所淘汰。為了對新時(shí)期企業(yè)檔案實(shí)施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認識所管理的對象，加強學(xué)習，提高自身素質(zhì)，增強應變能力。不僅要精通檔案專(zhuān)業(yè)知識，而且還要學(xué)會(huì )一、兩門(mén)外語(yǔ)，熟悉計算機操作和掌握各類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識，只有這樣，才能取得對檔案工作的主動(dòng)權和發(fā)言權，贏(yíng)得領(lǐng)導信任。在加強學(xué)習，更新知識的基礎上，一方面要加強對那些不適應新時(shí)期要求的工作進(jìn)行調查研究、認真分析和科學(xué)預測，積極制定和采取相應的措施；另一方面要針對那些棘手的難點(diǎn)問(wèn)題，比如依法治檔問(wèn)題、企業(yè)信息管理網(wǎng)絡(luò )和電子商務(wù)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體文件的管理問(wèn)題等，積極開(kāi)展研究探索，進(jìn)行攻關(guān)，為新時(shí)期企業(yè)檔案的管理工作進(jìn)一步發(fā)展，提供理論指導和實(shí)踐支持，為實(shí)現企業(yè)檔案工作新的跨越而努力。

　　根據企業(yè)檔案隊伍現狀，要想一步到位地改善人員結構，有一定的難度�？刹扇《喾N形式，分階段地加以解決�？梢越Y合企業(yè)績(jì)效考核制度，將人員分為不同的職業(yè)級別進(jìn)行定崗定編，對于不適應工作的人員進(jìn)行離崗培訓，直至能適應崗位要求時(shí)再上崗。具體可分為三級，最低一級是輔助專(zhuān)業(yè)人員，承擔檔案管理中最基礎的工作，比如：分類(lèi)、立卷、編目等。在其之上一級的是專(zhuān)業(yè)人員，他們主要負責制定歸檔計劃和指導監督檔案工作程序，還應參與情報管理與研究活動(dòng)，這一層次的人員，應熟悉企業(yè)各項工作流程，根據工作進(jìn)展適時(shí)制定歸檔計劃并指導監督歸檔工作。最高一級的專(zhuān)業(yè)人員則應具有豐富的專(zhuān)業(yè)工作經(jīng)驗和較深的理論基礎知識，不僅能承擔指導與監督檔案管理各環(huán)節的工作，并且能負責協(xié)調企業(yè)內外交流，開(kāi)發(fā)檔案信息資源工作。他們應全面了解、掌握企業(yè)檔案信息，結合企業(yè)發(fā)展變化不斷對檔案信息進(jìn)行歸納總結及理論分析，根據企業(yè)利用需求制定檔案信息開(kāi)發(fā)課題，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，指導業(yè)內人員進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)，讓“死”檔案“活”起來(lái)，為企業(yè)決策和生產(chǎn)建設提供有價(jià)值的信息。

　　四、樹(shù)立檔案保密新理念，為企業(yè)安全服務(wù)

　　隨著(zhù)檔案信息化建設的推進(jìn)和服務(wù)社會(huì )化的拓展，維護檔案安全的難度越來(lái)越大、任務(wù)越來(lái)越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會(huì )，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴(lài)技術(shù)多種化，導致利用工作的復雜化。電子檔案在帶給我們比紙質(zhì)檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時(shí)，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業(yè)帶來(lái)難以估量的損失。反過(guò)來(lái)說(shuō)，如果我們仍然沿襲“開(kāi)放危險”的傳統觀(guān)念來(lái)對待檔案利用工作，將大大制約檔案價(jià)值的發(fā)揮。隨著(zhù)社會(huì )民主與法制的深入以及企業(yè)民主管理和企務(wù)公開(kāi)的深化，企業(yè)員工乃至廣大群眾對企業(yè)檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡(jiǎn)單地走入市場(chǎng)，企業(yè)檔案工作如何對待利用與保密的關(guān)系，適應市場(chǎng)經(jīng)濟的新形勢，這是檔案工作面臨的一個(gè)較為棘手的問(wèn)題。

　　在推進(jìn)檔案信息化建設和開(kāi)放檔案資料的過(guò)程中，基于全方位對外開(kāi)放和涉密領(lǐng)域點(diǎn)多、線(xiàn)長(cháng)、面廣的特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應從對歷史負責、對黨和國家事業(yè)負責的高度來(lái)認識和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標準、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手，對企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。對凝聚著(zhù)企業(yè)集體智慧和心血的創(chuàng )造發(fā)明專(zhuān)利、科研成果、核心技術(shù)等無(wú)形資產(chǎn)的檔案，要切實(shí)做好保密和保護工作。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機構，加強對電子文檔和計算機信息系統的管理，針對自然災害、非法訪(fǎng)問(wèn)、非法操作、病毒侵害等現象，采取與系統安全和保密等級要求有關(guān)的防范對策。制訂網(wǎng)絡(luò )設備安全保證，數據安全保證，操作安全保證，身份識別方法等相應規則或采取必要措施，為企業(yè)保安全、促發(fā)展有效服務(wù)。

　　此外，長(cháng)期以來(lái)，檔案由于重保管輕利用，忽視保密經(jīng)費投入，不少企業(yè)檔案保密技術(shù)和裝備陳舊，落后于形勢發(fā)展需要，不適應與國際接軌和網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的要求，因此，加強檔案現代化管理基礎設施勢在必行。企業(yè)要有計劃地逐年增加經(jīng)費投入，配備確保檔案安全保管和科學(xué)保護的先進(jìn)設備，以及必要的實(shí)用技術(shù)，使檔案管理手段和方式適應保密要求，滿(mǎn)足開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源工作的需要。要時(shí)刻把好每一個(gè)關(guān)口，消除每一個(gè)隱患，切實(shí)把保密工作要求落到實(shí)處。

　　企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史見(jiàn)證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業(yè)管理中的作用是無(wú)可替代的。“十一五”時(shí)期，面對信息化時(shí)代帶來(lái)的機遇和挑戰，檔案工作者必須跟上時(shí)代的節拍，在檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，提高個(gè)人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng )新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè)檔案的內在價(jià)值最大化。