摘要：涉密檔案管理是檔案管理工作中十分重要的內容，我國在多年的檔案管理工作實(shí)踐中總結積累了許多經(jīng)驗。隨著(zhù)社會(huì )信息化程度的提高，傳統的檔案管理工作模式已經(jīng)逐漸被電子信息技術(shù)模式所取代。如何做好電子信息技術(shù)條件下的檔案保密工作，是檔案管理工作者不能回避的一個(gè)課題。

　　一、傳統涉密類(lèi)檔案保密工作特點(diǎn)

　　1.檔案存放地點(diǎn)是保密工作重點(diǎn)。傳統紙質(zhì)性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場(chǎng)所之中�！吨腥A人民共和國檔案法》規定，檔案存放地點(diǎn)必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點(diǎn)管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止進(jìn)入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。

　　2.注重對于檔案管理人員的職業(yè)教育�！稒n案法》中嚴格規定，機關(guān)、團體和企事業(yè)單位必須有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，嚴格執行各項檔案管理制度。近年來(lái)，大部分省市和地區已經(jīng)制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和技能培訓，加強職業(yè)道德教育。管理人員的專(zhuān)業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進(jìn)行。

　　3.較為合理地依據檔案保密程度對涉密類(lèi)檔案進(jìn)行分級管理。按照有關(guān)規定，傳統檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個(gè)密級。在我國傳統檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進(jìn)行分類(lèi)集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進(jìn)行了詳細規定。與此同時(shí)，對各個(gè)密級檔案的解密標準、解密時(shí)限、解密方式等進(jìn)行了嚴格限制。這就最大限度地保護了涉密檔案的秘密性。

　　隨著(zhù)社會(huì )信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，目前我國的檔案管理模式已由傳統的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統。與傳統型涉密類(lèi)檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法適應信息化要求。近一個(gè)階段，我國出現數起利用電子信息技術(shù)進(jìn)行泄密的惡性案件，給我國社會(huì )主義現代化建設帶來(lái)巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好涉密類(lèi)檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進(jìn)行認真研究。

　　二、利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密檔案管理的優(yōu)勢和不足

　　1.利用電子信息技術(shù)管理涉密類(lèi)檔案的優(yōu)勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數碼技術(shù)進(jìn)行壓縮，存儲介質(zhì)占用空間極小，對存放場(chǎng)地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過(guò)程便捷，方便用戶(hù)使用，可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會(huì )的能力。

　　2.利用電子信息技術(shù)管理涉密類(lèi)檔案的不足。誠然，利用電子信息技術(shù)管理涉密類(lèi)檔案的不足和優(yōu)勢一樣顯而易見(jiàn)。由于電子信息技術(shù)自身特點(diǎn)，涉密類(lèi)檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點(diǎn)會(huì )給檔案管理工作和經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展帶來(lái)巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點(diǎn)決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時(shí)間內彌補。

　　三、如何做好電子信息涉密檔案保密工作

　　筆者認為，做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，結合傳統檔案管理工作的經(jīng)驗，取長(cháng)補短，努力克服問(wèn)題和不足。具體說(shuō)來(lái)，應注意以下幾方面。

　　1.牢固樹(shù)立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識。無(wú)論是檔案管理還是保密工作，其根本出發(fā)點(diǎn)都是為經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展提供資料性服務(wù)。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密性檔案管理，其目的是為了更好地為社會(huì )提供服務(wù)。因此說(shuō)，服務(wù)意識是檔案管理工作必須樹(shù)立的指導思想。

　　2.建立完善的電子檔案查詢(xún)使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安全。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。

　�。�1）要根據實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡(jiǎn)明，便于執行。要在傳統管理制度的基礎上，結合電子信息檔案的特點(diǎn)制定更加完善的管理制度。

　�。�2）要充分保證涉密電子檔案儲存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲存介質(zhì)一般以光盤(pán)、軟盤(pán)及硬盤(pán)為主。一方面要采取相應的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時(shí)做好相應備份，防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。

　　3.進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術(shù)及檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓以外，更為重要的是要加強職業(yè)意識教育。要培養他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規律。

　　當然，利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密檔案管理是一個(gè)十分復雜的系統性工程，需要動(dòng)員社會(huì )方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動(dòng)管理，管理帶動(dòng)服務(wù)”的良性互動(dòng)工作模式，切實(shí)將我國的檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。