（一）管理機構的設立與人員的培訓

　　機構的設置應根據委托物業(yè)的用途、面積、管理深度、管理方式等確定；人員的配備除考慮管理人員的選派外，還要考慮操作層（維修養護、保安、清潔、綠化等人員）的招聘。依據職責分別進(jìn)行培訓。

　　（二）規章制度的制定

　　必要的規章制度：管理機構的職責范圍；各類(lèi)人員的崗位責任制；物業(yè)各區域內管理規定；用戶(hù)（住戶(hù)）手冊等。

　�。ㄈ�）物業(yè)的驗收與接管

　　物業(yè)的驗收是依照國家建設部及省市有關(guān)工程驗收的技術(shù)規范與質(zhì)量標準對已建成的物業(yè)進(jìn)行檢驗，它是直接關(guān)系到今后物業(yè)管理工作能否正常開(kāi)展的一個(gè)重要環(huán)節。物業(yè)接管是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)向接受委托的物業(yè)管理公司移交物業(yè)的過(guò)程，移交應辦理書(shū)面移交手續。開(kāi)發(fā)企業(yè)還應向管理單位移交整套圖紙資料，以方便今后的物業(yè)管理和維修養護。在物業(yè)保修其問(wèn)，接受委托的物業(yè)管理公司還應與房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)簽訂保修實(shí)施合同，明確保修項目、內容、進(jìn)度、原則、責任與方式。

　　（四）進(jìn)戶(hù)管理

　　進(jìn)戶(hù)，是指業(yè)主、使用人正式進(jìn)住使用物業(yè)，俗稱(chēng)"入伙".商品房購房業(yè)主或承租使用人的進(jìn)戶(hù)程序一般為：

　　1.發(fā)入伙通知書(shū)

　　在物業(yè)正式使用條件全部具備后向業(yè)主或使用人發(fā)出入住書(shū)面通知書(shū)。

　　2.帶業(yè)主或使用人實(shí)地驗收物業(yè)，著(zhù)重勘驗

　�。�1）房建質(zhì)量；

　�。�2）設備質(zhì)量，運轉情況；

　�。�3）房型、裝修、設施配備等是否與合同相符；

　�。�4）外部環(huán)境狀況及影響。

　　3.約定代為裝修、添置或更換自用設備或設施等事宜即各種代辦事宜

　　4.簽訂《物業(yè)使用公約》

　　主要內容包括：在分清白用與公用部位、設備、設施的前提下確定雙方享有的權利和應盡的義務(wù)，物業(yè)正常使用的行為規范及相應的違約責任。

　　5.要求業(yè)主或使用人如實(shí)填寫(xiě)登記卡

　　內容包括：業(yè)主或使用人的名稱(chēng)、通訊聯(lián)絡(luò )方式、所占用物業(yè)的編號、設備、設施及泊車(chē)位分配等內容。屬于非居住性質(zhì)的物業(yè)還需登記營(yíng)業(yè)執照、經(jīng)營(yíng)范圍、職工人數、出行、用餐等相關(guān)情況，便于物業(yè)管理與服務(wù)。

　　6.向業(yè)主或使用人發(fā)放《用戶(hù)手冊》

　　使他們了解物業(yè)概況，各項管理制度，如車(chē)輛停放管理，裝修搬遷管理，物業(yè)保修的責任范圍、標準、期限等等方面的規定，以及樓層權力歸屬、公用設施設備的合理使用等，以便正確把握自己的行為。

　　7.預收物業(yè)管理費或租金

　　物業(yè)管理公司根據有關(guān)規定或雙方約定向業(yè)主或使用人預收物業(yè)管理費或租金。

　　8.向業(yè)主或使用人提供辦事指引

　　即向業(yè)主、使用人全面介紹物業(yè)管理區域和社區相關(guān)部門(mén)的辦事指南，使他們能及時(shí)辦理相關(guān)手續。

　　9.業(yè)主、使用人簽約領(lǐng)匙，完成進(jìn)戶(hù)程序

　　（五）裝修搬遷管理

　　為了搞好裝修搬遷管理，必須做好以下幾點(diǎn)工作：

　　1.大力宣傳裝修規定

　　規定主要包括以下幾方面：

　�。�1）裝修不得損壞房屋承重結構，破壞建筑物外墻面貌；

　�。�2）不得擅自占用公用部位、移動(dòng)或損壞公用設施和設備；

　�。�3）不得排放有毒、有害物質(zhì)和噪聲超標；

　�。�4）不得隨地亂扔建筑垃圾；

　�。�5）遵守用火用電規定，履行防火職責；

　�。�6）因裝修而造成他人或公用部位、設備或設施損壞的，責任人負責修復或賠償。

　　2.加強裝修監督管理

　　審核裝修設計圖紙，派人巡視施工現場(chǎng)，發(fā)現違約行為及時(shí)勸阻并督促其改正。

　　3.積極參與室內裝修

　　4.合理安排搬遷時(shí)間

　　（六）檔案資料的建立

　　檔案資料包括兩種：業(yè)主或使用人的資料和物業(yè)資料。

　　業(yè)主或使用人資料：業(yè)主使用人姓名、進(jìn)戶(hù)人員情況、聯(lián)系電話(huà)或地址、各項費用的繳交情況、房屋的裝修等情況。

　　物業(yè)資料：主要包括物業(yè)的各種設計和竣工圖紙，位置、編號等。

　　檔案資料的建立主要應抓收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節。收集的關(guān)鍵是盡可能完整。整理的重點(diǎn)是去偽存真，留下物業(yè)管理有用的資料。歸檔就是按照資料本身的內在規律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)與保存。