物業(yè)管理檔案的保存與安全

　　（一）檔案保存

　　1.檔案的保存價(jià)值和保存期限

　　某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的，應當從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來(lái)綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過(guò)程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個(gè)來(lái)看也許并不顯得有多重要，但從施工過(guò)程中產(chǎn)生的一系列文件來(lái)考慮的話(huà)，這一組文件完整地反映了施工過(guò)程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過(guò)這一組文件獲得該物業(yè)在施工過(guò)程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長(cháng)期保存的檔案中。

　　各物業(yè)管理企業(yè)可結合自身實(shí)際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標準。為便于把握，表12-2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標準。

　　2.檔案保存注意事項

　　某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標準

　�。�1）物業(yè)承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。

　�。�2）房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時(shí)起著(zhù)十分關(guān)鍵性的作用，因此這類(lèi)檔案的真實(shí)性和保存期限應有明確規定，一般不能低于設備的使用年限的2倍。

　�。�3）各類(lèi)小型設備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類(lèi)檔案應有一個(gè)銷(xiāo)毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無(wú)謂占用。