隨著(zhù)政府采購制度的不斷深入和發(fā)展，采購模式和監督機制的不斷完善，采購中心集中采購、中介機構委托代理、部門(mén)采購相對獨立、分散采購有效補充，都需要監督部門(mén)加強事前、事中和事后的有效管理，對不同部門(mén)實(shí)施的采購事項中一些主要環(huán)節的資料進(jìn)行備案，并做到有項可立、有資料可看，由此可見(jiàn)，對政府采購活動(dòng)在管理中的開(kāi)始和完結后的資料備案越來(lái)越顯得十分重要。

　　政府采購備案的現狀

　　現行政府采購管理工作中，采購監管和操作已經(jīng)分設，相應的計劃審批、公告管理、資金管理、程序監督等方面規范的力度較大，而同時(shí)對采購中心實(shí)施的集中采購監督和整個(gè)過(guò)程應當備案的資料管理較為規范，對采購代理機構、部門(mén)采購、分散采購備案資料的管理在制度、內容等方面存在一定的缺陷。形成了有項目、無(wú)管理，有審批、無(wú)手續，有內容、無(wú)資料的備案，不利于政府采購制度實(shí)施和管理，主要表現以下幾個(gè)方面。

　　備案制度空白。很多地方雖然都建立和完善了政府采購很多制度和措施，但隨著(zhù)代理政府采購業(yè)務(wù)的機構增多和部門(mén)采購、自行采購業(yè)務(wù)的增加，對這些政府采購項目的管理和備案就顯得十分薄弱。而在實(shí)際工作中，很多地方?jīng)]有對集中采購、社會(huì )中介代理機構、部門(mén)采購、分散采購的政府采購活動(dòng)建立和制定備案制度與措施。對集中采購機構也只是在相關(guān)文件中作了一些不是十分明確和具體的規定，因此造成監管機構在一些資料匯總、情況調查、質(zhì)疑投訴中無(wú)第一手資料，形成在政府采購活動(dòng)中書(shū)證的空白。

　　備案觀(guān)念淡薄。按照有關(guān)省市出臺的規定，對開(kāi)標前公告的發(fā)布、標書(shū)都要進(jìn)行事前備案，可是一些采購單位對批準的部門(mén)采購、分散采購一些環(huán)節資料的備案根本就沒(méi)有這個(gè)觀(guān)念，盡管監管部門(mén)的再三督促，可采購單位認為你批準我自己采購，就是我自己的事了，所以在政府采購活動(dòng)程序、不同方式的規范上就存在很多無(wú)法管理問(wèn)題。備案也就隨之淡薄。

　　備案內容不明。由于制度上的空白和備案觀(guān)念的不強，在很多專(zhuān)地方備案的內容不統一，該備案的沒(méi)有備，不該備案的卻要求備案，如屬于采購代理機構保存的資料，一些涉及到商家技術(shù)、價(jià)格的資料，有的監管機構要求備案，而對開(kāi)標評標的記錄卻不要求備案，對一些招標公告、中標公告等應該備案的沒(méi)有要求，卻要對專(zhuān)家評審資料、專(zhuān)家打分匯總表等屬于代理機構備案的卻要求備案。使代理機構無(wú)所事從，左右為難。

　　備案時(shí)間不一。有關(guān)省市一些文件規定：采購代理機構應當在采購活動(dòng)實(shí)施前一個(gè)工作日，分別將招標公告、招標書(shū)、評標辦法、評分標準及評審專(zhuān)家名單，評標報告形成后一個(gè)工作日，報同級政府采購監管部門(mén)備案。有的地方是開(kāi)標前再將標書(shū)，公告等備案，原因是有的監管部門(mén)要審查標書(shū)，有的只是備案。

　　備案手續不全。主要是對備案的一些資料沒(méi)有交接簽字手續，一些監管部門(mén)收到備案資料后，既不出具簽字手續，也不對備案資料提出意見(jiàn)，事后迎檢時(shí)卻說(shuō)一些項目沒(méi)有備案，資料不全，程序和內容和法規的不相符等，使得監督和操作出現不必要的誤會(huì )和摩擦。

　　對建立和完善政府采購制度備案建議

　　建立健全備案制度建設。一是要出臺相應的管理辦法，使采購代理機構有法可依，有規可行；二是建立和做好不同監督部門(mén)的備案制度，如紀檢、綜合招標管理辦公室的備案等，明確相應的備案資料，做到備案資料統一，對主要環(huán)節資料相關(guān)招標活動(dòng)程序進(jìn)行備案，如項目審批計劃、方式的批復、招標公告、中標結果等；三是根據《政府采購法》，加強對采購代理機構的每項采購活動(dòng)的采購文件的管理和監督。做到備案項目與采購活動(dòng)中采購文件一致性，做到備案內容一致、保存時(shí)間一致、管理制度一致。

　　強化部門(mén)采購和分散采購的備案管理措施。在制定集中采購和分散采購相應的備案制度的同時(shí)，一是把握對部門(mén)采購和分散采購的項目審批、方式審批資料的備案；二是對其采購過(guò)程必要資料如公告、標書(shū)、供應商的資格審查、評標辦法、中標公告等關(guān)鍵環(huán)節和每步程序的主要資料的備案。三是加強采購單位在實(shí)施部門(mén)采購和分散采購的檔案建設工作和備案資料檢查，防止虛假招標等不良現象的發(fā)生。

　　完善和規范備案內容、時(shí)間、手續等要求。建立的備案制度中要明確備案詳細具體內容，結合不同方式、確定不同方式備案主要資料、關(guān)鍵環(huán)節的資料，重點(diǎn)要求程序中的哪些手續和資料需要備案，哪些不備案，明確這些資料備案的時(shí)間限制和規定，并建立備案的手續交接和認定工作，做到事前沒(méi)有備案的后面的工作就不預批準，使政府采購制度中的牽制制度體現在備案工作上。

　　提高政府采購制度備案制度的認識、宣傳和解釋。增強其重要性認識，是監督管理和質(zhì)疑投訴中重要信息來(lái)源和書(shū)證，是對采購代理機構采購活動(dòng)程序監督的佐證，是防止弄虛作假的一種手段。同時(shí)也是對政府采購檔案工作另一方面的檢驗。要充分認識到它是采購監督日常工作，采購監督管理部門(mén)要大力宣傳備案工作是站在對采購代理采購活動(dòng)的支持與幫助，做好解釋工作，使采購代理機構在日常的政府采購活動(dòng)中主動(dòng)備案，確保政府采購監督與操作工作相互協(xié)調，采購活動(dòng)順利進(jìn)行。