提要：開(kāi)標前的準備工作十分重要。它極大的影響著(zhù)開(kāi)標能否順利進(jìn)行。由于目前政府采購、建設工程以及國際和國內各種招標的具體要求都不相同，很難寫(xiě)出一個(gè)通用的完整的標準做法。以下是以機電設備國際招標為主的本人的幾點(diǎn)體會(huì )。

　　1、必要的準備會(huì )。在開(kāi)標日前一兩天，由單位或者部門(mén)負責人召集，有關(guān)人員參加。項目負責人提出具體工作任務(wù)，人員需要和安排以及問(wèn)題等等，充分進(jìn)行協(xié)調，準備和安排妥當。特別要明確：主持人，唱標人和記錄人。任務(wù)一定要落實(shí)到人，同時(shí)大家注意團結配合。

　　A誰(shuí)主持？b誰(shuí)負責簽到和“接標書(shū)”？（如果人多，應該分開(kāi)，投標方不能和評委等等在一塊簽字）；c誰(shuí)負責收投標保證金？d誰(shuí)負責在外面接，引導？e誰(shuí)負責“留守”（招標公司人員都到開(kāi)標會(huì )議室去了，萬(wàn)一有事，原辦公室是否需要留人以便于不間斷聯(lián)系。）f誰(shuí)唱標？（特別國際招標投標書(shū)常常是英文寫(xiě)的，要求熟悉英文和有關(guān)專(zhuān)業(yè)詞匯；）g誰(shuí)記錄？等等。目前我們一般不再用雙語(yǔ)唱標了，如果需要，應該考慮唱標人的英語(yǔ)口語(yǔ)能力。H誰(shuí)負責分發(fā)投標文件？一般我們保留正本，不可修改、涂抹；副本可以分發(fā)給評委……

　　2、必要時(shí)，核實(shí)能夠參加投標的潛在的供應商。特別是在特殊情況下，投標人可能只有3家的情況下，一定要爭取做到事先心中有數。萬(wàn)一不夠法定的家數，提前向上級有關(guān)部門(mén)匯報請示，避免臨時(shí)被動(dòng)。反之，如果投標商來(lái)的很多，就要多組織人力，做到人再多也能有條不紊。

　　3、根據投標方的情況，綜合估算評標工作量；并據此安排會(huì )議室、評標時(shí)間以及詢(xún)標時(shí)間等進(jìn)度安排和必要的人員食宿等等生活措施。

　　4、準備開(kāi)標會(huì )議室、開(kāi)標會(huì )議的布標（也可用計算機加投影儀打在大屏幕上顯示），有關(guān)的投影儀，大屏幕，計算機，實(shí)物投影儀，話(huà)筒音響，電源和插座、接線(xiàn)板（必要時(shí)，要有較長(cháng)的連線(xiàn)）以及座椅等等。

　�。ㄔ谕饷骈_(kāi)標，有時(shí)會(huì )遇到有比較復雜功能的系統，需要事先弄清其功能，包括接線(xiàn)端子的情況。）

　　5、抽取評委并通知確認能夠參加。事先，要考慮到回避問(wèn)題。（部分工程招標和政府采購招標工作，完全由計算機抽取和通知，強調保密，事先誰(shuí)也不知道評委情況，我以為那是有點(diǎn)片面的。導致只強調程序公正，不管實(shí)際效果和評標質(zhì)量。）以及落實(shí)評委的活動(dòng)細節：自行到達？外地需要接站？安排住宿？等等。如果，專(zhuān)家庫里面評委人數不足或者缺某專(zhuān)業(yè)，還需趕緊補充。

　　6、落實(shí)“業(yè)主”單位參加開(kāi)標大會(huì )和評標工作的代表以及其他工作人員名單和大致人數。如果，業(yè)主單位有領(lǐng)導或者上級領(lǐng)導同志（集團公司等）參加以表示重視，則應該匯報，安排招標公司相應的領(lǐng)導也參加。

　　7、落實(shí)其他監管、公正部門(mén)參加的人員。如果，招標項目需要請公證處派員參加，事先應該落實(shí)人員，清楚地告知時(shí)間，地點(diǎn)等等，通知公證處人員必須“著(zhù)裝”，提前到達。

　　8、落實(shí)本單位參加開(kāi)標工作的財務(wù)人員。如果在外開(kāi)標，需帶好有關(guān)的空白收據（蓋章）；點(diǎn)鈔驗鈔機等等。

　　9、落實(shí)所有開(kāi)標、評標需要的印刷、打印材料：投標簽到表；投標文件收到登記表；評委和其他人員簽到表；投標文件密封情況檢查表（有時(shí)與前述合一）；唱標記錄表；投標情況（或者分包情況）匯總表；以及13號令規定的和國際招標范本使用的幾種評標表格：符合性檢查表；商務(wù)評議表；技術(shù)參數比較表；評標價(jià)格對比表；授標建議表等等。

　　10、上述這些表格，盡可能做成針對本項目的，含有評標細節內容的對照表格。如果招標項目是有分包的，表格也要作成按照分包的。把事先可以填寫(xiě)的內容，如具體的技術(shù)指標，交貨期、質(zhì)量保證期、投標保函和履約保函等等商務(wù)要求，都一一列上。以便評委可以很容易的把投標方的情況對比填入，那樣可以大大節省時(shí)間，還可避免不應有的錯誤。

　　項目的標書(shū)，最好能帶2份，一份自用，一份給評委或者其他人傳看。技術(shù)規格部分，可以多印幾份，使得評委和業(yè)主代表都人手一份。

　　11.開(kāi)標一覽表（唱標表格），事先做好電子版。最好是有一個(gè)數據庫式的專(zhuān)門(mén)軟件；起碼，用word模板做一個(gè)。省得屆時(shí)每一項都得打字輸入，浪費時(shí)間。

　　12、國際招標的投標保證金有多種形式：保函、匯票、支票、現金等等。其中，有些國外的投標商是采用國外的銀行開(kāi)出保函，通過(guò)中國銀行提交的（最正規的）。這些保函，需要在接到中國銀行的通知后，派人到銀行去領(lǐng)取。先要安排好人做這項工作。

　　13、國際招標需要公布開(kāi)標當日的“外匯牌價(jià)”，主要是中國銀行公布的外匯賣(mài)出價(jià)。一般需要的是幾種國際流行的“硬通”貨幣：美元，歐元，英鎊，瑞士法郎，日元，澳元等等。當日的匯率一般要在早上8：30，中國銀行的網(wǎng)站才公布。如何保證及時(shí)得到，保證大家知曉和評委依據此匯率進(jìn)行計算？必須有專(zhuān)人負責。

　　14、落實(shí)開(kāi)標會(huì )議主持人的致辭和說(shuō)明。一般有幾個(gè)要點(diǎn)：對出席會(huì )議的領(lǐng)導、專(zhuān)家、監督公正人員以及投標方代表，表示感謝和歡迎；說(shuō)明投標情況符合法定，可以開(kāi)標；或者，有什么特殊情況，某一個(gè)“包”不能開(kāi)標，或者審批部門(mén)已經(jīng)同意另辦法處理等等。開(kāi)標會(huì )場(chǎng)紀律，如，關(guān)閉手機，請勿喧嘩，有問(wèn)題舉手請求發(fā)言說(shuō)明等等。重申投標方代表留下臨時(shí)通訊聯(lián)絡(luò )方式（如手機號碼）等等，以便及時(shí)聯(lián)絡(luò )和詢(xún)標。

　　15、落實(shí)開(kāi)標會(huì )議室場(chǎng)地。特別是在外面賓館或者其他場(chǎng)地開(kāi)標時(shí)。租用多大的開(kāi)標場(chǎng)所以及評標用的會(huì )議室？大致多長(cháng)時(shí)間？要不要“拖晚”？要不要提前布置好？

　　16、在預計好幾天才完成評標定標工作的情況下，需要安排外地評委的住宿和其他生活措施。

　　17、事先預領(lǐng)開(kāi)標用的支票，現金等。準備付給專(zhuān)家評委的咨詢(xún)費以及簽收條、信封等；準備預付給專(zhuān)家的交通費用報銷(xiāo)費用，等等。需有專(zhuān)人負責。

　　18、準備開(kāi)標、評標當天中午的定餐，一般是“盒飯”，也可能是賓館的餐廳。一般事先考慮到出席人員中是否有回民或者其他特殊需要者，有個(gè)意向性，記住餐廳的聯(lián)系電話(huà)。開(kāi)標后，及時(shí)統計人數，打電話(huà)定餐，并說(shuō)明特殊需求，數量上可稍稍留有余地。

　　19、準備和帶齊有關(guān)文具用品，如：計算器（最好多個(gè)）、白板筆、記號筆，碳素筆、信封、檔案袋、膠帶、訂書(shū)器、剪刀、開(kāi)標用筆記本電腦和備份資料的U盤(pán)、打印機（打印復印一體機）、打印紙；專(zhuān)家評標用的紙和筆；等等。經(jīng)辦人最好象willzhao所說(shuō)那樣，先想好，用一張紙寫(xiě)下來(lái)，備用后劃勾；也可請其他人幫助自己想全、備全。

　　20、項目的主要經(jīng)辦人最好也帶上有關(guān)投標人，評委，業(yè)主聯(lián)系人的電話(huà)、手機號碼（也許帶上其名片），以備萬(wàn)一聯(lián)系時(shí)用。

　　21、必要時(shí)，帶上英漢技術(shù)詞典和專(zhuān)業(yè)詞典。雖然，一般筆記本電腦安裝有“金山詞霸”等工具軟件，但是，恐怕屆時(shí)不夠使用，也不方便。