1、合同文件包括資信調查、項目資格審查、招標文件、投標文件、合同書(shū)正副本、合同交底和工程量表、預（結）算報表、工程圖紙、技術(shù)標準、規范、工程技術(shù)（安全）交底、會(huì )議紀要、往來(lái)函件、協(xié)議等明確雙方權利義務(wù)的文件。

2、合同文件必須形成書(shū)面文件，企業(yè)制定全面嚴格的合同文件管理制度，將合同文件管理責任落實(shí)到部門(mén)、落實(shí)到具體崗位。

3、業(yè)主以口頭形式提出的技術(shù)變更、修改設計或與工程有關(guān)的其它要求時(shí)，接受業(yè)主口頭要求的項目經(jīng)理部商務(wù)人員應立即會(huì )同相關(guān)部門(mén)，把業(yè)主的口頭要求整理成書(shū)面文件，并詢(xún)問(wèn)業(yè)主該書(shū)面文件是否真實(shí)表達了業(yè)主的意見(jiàn)，若業(yè)主認為書(shū)面文件的表述真實(shí)，則請業(yè)主簽字認可，若業(yè)主認為書(shū)面文件的表述未能真實(shí)表達其意圖，則項目經(jīng)理部商務(wù)人員負責修改該文件直至業(yè)主認為該表述真實(shí)為止，并請業(yè)主簽字認可。我方對分供方的指示原則上應以書(shū)面為準。

4、遇特殊緊急情況業(yè)主提出口頭要求時(shí)，可視具體情況履行業(yè)主的要求，但是履行后應及時(shí)辦理書(shū)面簽認手續。數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件等）應及時(shí)辦理簽認手續。

5、項目經(jīng)理部是合同管理過(guò)程中的合同文件的直接責任部門(mén)，負責收集、歸檔、管理履行過(guò)程中的合同文件，并具體落實(shí)到指定人員。